Du temps récupéré
La saisie et le classement disparaissent de la semaine de vos équipes. Sur ce seul flux, le gain typique se situe le plus souvent entre 3 et 5 heures par semaine.
Factures fournisseurs · Île-de-France et à distance
Automatisation des factures fournisseurs
Recevoir, lire, contrôler et enregistrer — sans jamais ressaisir une ligne.
Une facture arrive par e-mail. Le flux la reconnaît, lit le fournisseur, la date, les montants et la TVA, vérifie la cohérence, écrit l'écriture dans votre logiciel comptable et classe le justificatif. Ce qui est douteux part vers une personne, avec la raison du doute.
- 0 étapes
- de la boîte de réception à l'écriture comptable
- 0 j
- délai moyen avant le premier flux en production
- 0 €
- l'audit qui cadre le besoin est offert
01 Le déroulé
Ce qui se passe entre l'e-mail et l'écriture
Quatre étapes, exécutées dans cet ordre, avec un journal consultable à chacune.
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01
Réception et tri
Une adresse dédiée (par exemple factures@ votre société) ou votre messagerie actuelle. Seuls les messages portant une pièce utile déclenchent le flux.
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02
Lecture de la pièce
PDF, scan ou photo : fournisseur, date, numéro, montant HT, TVA, TTC, échéance. Les champs incertains sont signalés, jamais devinés.
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03
Contrôles avant écriture
Doublon, cohérence des montants, fournisseur connu, bon de commande si vous en utilisez. Ce qui ne passe pas remonte à une personne.
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04
Enregistrement et classement
Écriture créée dans votre logiciel, justificatif renommé et archivé, échéance de paiement posée dans le dossier du fournisseur.
02 Ce que ça change
Du temps, de la fiabilité, un dossier complet
Moins d'erreurs de saisie
Un montant mal recopié, une TVA oubliée : ces erreurs naissent de la ressaisie. Ici la pièce d'origine est lue, puis les contrôles s'appliquent avant l'écriture.
Un dossier toujours complet
Chaque écriture garde son justificatif, son horodatage et le détail des contrôles passés. En cas de vérification, la pièce se retrouve en une recherche.
Le gain dépend de votre volume et de l'état de vos pièces. Il est chiffré lors de l'audit, sur vos propres factures — jamais sur une moyenne.
03 De part et d'autre
Ce qu'il faut de votre côté, ce que nous prenons en charge
Le périmètre est volontairement court : c'est ce qui permet de livrer en quinze jours plutôt qu'en six mois.
Votre côté
Ce que nous vous demandons
- Une boîte ou un dossier où arrivent vos factures fournisseurs
- Un accès à votre logiciel comptable, ou le format d'import que vous utilisez déjà
- Vingt à trente factures représentatives, y compris les plus difficiles
- Une personne qui validera les exceptions, joignable quelques minutes par jour
Notre côté
Ce que nous livrons
- Le flux construit et testé sur vos propres pièces, pas sur un jeu de démonstration
- La connexion à vos outils existants, sans changer de logiciel
- La formation courte de la personne qui valide, et une documentation écrite
- La surveillance des traitements après la mise en service, avec un journal consultable
04 Cadre
Ce que le flux ne fait pas
Il ne remplace pas votre expert-comptable
Le flux prépare des écritures à partir des pièces. La révision, les déclarations et les choix de paramétrage restent du ressort de votre cabinet, qui reçoit des données propres.
Il ne devine pas ce qu'il ne peut pas lire
Une pièce illisible, un fournisseur inconnu, un montant incohérent : le flux s'arrête et demande un arbitrage. Une écriture fausse coûte plus cher qu'une validation de dix secondes.
Il ne supprime aucun original
Les messages et les pièces d'origine restent en place. Le classement ajoute une copie rangée, nommée et rattachée à son écriture.
Il n'utilise vos données pour rien d'autre
Aucune donnée n'est utilisée pour autre chose que votre propre activité. Les accès sont nominatifs, limités au strict nécessaire et journalisés.
Vous hésitez sur la faisabilité ? L'audit de 30 minutes répond à cette question
05 Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande le plus souvent
Faut-il changer de logiciel comptable ?
Non. Le flux écrit dans votre logiciel actuel. S'il ne dispose pas d'interface de connexion, nous passons par l'import de fichier que vous utilisez déjà.
Et si les factures arrivent en photo ou en scan ?
Elles sont lues comme les PDF : le texte et les tableaux sont extraits même sur un scan médiocre. Les champs illisibles sont signalés à une personne au lieu d'être devinés.
Qui valide les factures douteuses ?
La personne que vous désignez. Le flux lui présente la pièce, ce qui a été lu, et la raison du doute : elle confirme ou corrige en quelques secondes.
Combien de temps avant la mise en service ?
Le premier flux est généralement en production en quinze jours environ, après l'audit et la validation du périmètre.
Que se passe-t-il si un fournisseur change de modèle de facture ?
L'extraction est recalibrée sur le nouveau modèle. En attendant, le contrôle signale la pièce au lieu d'enregistrer une écriture fausse.
Vous cherchez plutôt à construire un outil de suivi ? Voir les applications métier sur mesure
06 Contact
Parlons de votre cas concret
Quelques lignes suffisent. Nous revenons vers vous sous 24 heures ouvrées avec une première piste et un ordre de grandeur de gain.
- contact@simplexia.fr
- Réponse sous 24 heures ouvrées
- Sur site en Île-de-France, à distance partout en France
Audit offert de 30 minutes : à la fin, vous repartez avec un plan écrit, même si vous ne nous confiez rien.